Inhalte aus CRIS mittels CMS des FB04 / der Wirtschaftswissenschaften in eine Webseite einbinden
"Einmal gepflegt, mehrfach verwendet": Ein Ziel von CRIS ist es, die mehrfache Verwendung von Informationen zu Personen, Projekten, Publikationen etc. zu ermöglichen. Die Daten werden dazu in CRIS erfasst, in der Folge hier ggf. gepflegt und über Schnittstellen anderen digitalen Diensten zur Verfügung gestellt.
Einer dieser Dienste ist das Content-Management-System (CMS) der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät (Fachbereich 04 / FB04) der Universität Münster, das auf dem Tool Drupal basiert und über das ein Großteil der Webseiten des Fachbereichs befüllt wird. Die übrigen Fachbereiche der Universität Münster nutzen mehrheitlich das CMS-Tool Imperia, zu dem es hier im Handbuch eine eigene Seite gibt. Die folgende Anleitung bezieht sich nur auf das CMS Tool des FB04.
Für die Anbindung der CRIS-Daten wird im CMS des FB04 das "WWU Orga-Modul" (im folgenden nur noch "Orga" oder "Orga-Modul) genutzt, welches Inhalte sowohl aus CRIS und anderen Tools wie dem Vorlesungsverzeichnung LSF und dem Learnweb für die Webseiten des Fachbereichs aufbereitet. Wird bspw. eine neue Publikation in CRIS eingetragen, erscheint diese mit Hilfe des Orga-Moduls auf den angeschlossenen Webseiten.
Für diese Anleitung gehen wir davon aus, dass Sie die grundlegenden Schritte im CMS des FB04 bereits kennen und dort in der Rolle eines "Site-Admin" angemeldet sind. Sollte es Fragen z.B. zur Rolle des "Site-Admin" geben oder Sie tiefergehende Informationen zum CMS des FB04 benötigen, wenden Sie sich bitte an den IVV2 Support support@wiwi.uni-muenster.de der Wirtschaftswissenschaften.
Übrigens: Oft haben die Personen, die in CRIS für wirtschaftswissenschaftliche Einrichtungen eine Koordinationsrolle haben, parallel auch eine Rolle als "Site-Admin" im CMS des FB04. Sollte das bei Ihnen nicht der Fall sein, melden Sie sich wahlweise bei uns unter cris@uni-muenster.de oder beim IVV2 Support support@wiwi.uni-muenster.de des Fachbereichs.
Vorbereitungen in CRIS
Das CMS des FB04 empfängt die Daten aus CRIS min. einmal täglich (i.d.R. nachts) und reichert sie in einer separaten Datenbank mit Fachbereich-spezifischen Informationen an. Dazu gehören u.a. die einrichtungsbezogenen Mitarbeitergruppen, die Sie in Ihrem CRIS Personenprofil pflegen. Entsprechend müssen in CRIS einige Schritte vorbereitet werden, damit Ihre Inhalte korrekt auf den Webseiten Ihrer Einrichtung dargestellt werden können. Diese Schritte können alle CRIS User selbst vornehmen, ebenso wie z.B. Personen mit einer Koordinationsrolle.
Sichtbarkeit von Person und Inhalten
Personen, Projekte oder Einrichtungen, deren Informationen auf Webseiten dargestellt werden sollen, müssen in CRIS die Sichtbarkeitseinstellung "Sichtbarkeit für die Öffentlichkeit = sichtbar" haben. Das gilt auch für "untergeordnete" Daten. So muss nicht nur die Person, sondern auch jede einzelne Station im Lebenslauf öffentlich sichtbar sein, ebenso ihre Publikationen oder Projekte.
Neue Kolleg*innen sind aus Datenschutzgründen nicht öffentlich sichtbar. Sie können diese Einstellung im Rahmen des Personenprofils selbst ändern oder eine Person in ihrer Einrichtung mit einer entsprechenden Koordinationsrolle darum bitten.
FB04 Mitarbeitergruppen
In Ihrem Personenprofil können Sie zu Ihren Visitenkarten ein Textfeld bearbeiten, das "Einrichtungsbezogene Mitarbeitergruppe (für FB04)" heißt. Dieses Feld MUSS in min. einer Visitenkarte gefüllt sein, damit das CMS des FB04 Ihre Daten darstellen kann. Ist das Feld in all Ihren Visitenkarten leer, erscheinen Sie nicht auf den Webseiten Ihrer Einrichtung.
Die untenstehende Liste an Begriffen sind dabei die "FB04 Referenzgruppen", die genau so wie in der untenstehenden Tabelle (also z.B. im Plural) in das Textfeld geschrieben werden müssen. Für die Webseitendarstellungen wird dann systemseitig der (gegenderte) Singular und die englische Übersetzung zugespielt. Wird eine andere Bezeichnung eingetragen (z.B. "Studentische Hilfskraft" statt dem erwünschten "Studentische Hilfskräfte"), wird die z.B. auf Profilseiten als eigene Personengruppe angezeigt, wobei ihr Übersetzung und einige andere Optionen fehlen.
Mitarbeitergruppen für FB04
Um das Textfeld zu bearbeiten, öffnen Sie die Bearbeitungsmaske in Ihrem Personenprofil, gehen auf dem Tab "Allgemeine Informationen" nach unten in den Bereich "Zugehörigkeit zu internen Organisationseinheiten & Kontaktdaten". Hier sehen Sie Ihre Visitenkarten, die Ihre Zugehörigkeit zu einer FB04-Einrichtung beschreiben. Klicken Sie bei der Visitenkarte, mit der Sie auf der Webseite erscheinen sollen, auf das Stiftsymbol - das ist in der Regel die Visitenkarte, in der Sie auch Ihre Kontaktdaten und Sprechzeiten pflegen wollen. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske Ihrer Visitenkarte. Ganz unten auf der Seite finden Sie das Textfeld "Einrichtungsbezogene Mitarbeitergruppe (für FB04)". Tragen Sie hier die Mitarbeitergruppe gemäß obenstehender Liste ein, zu der Sie gehören. Klicken Sie auf "Fertig", bestätigen Sie die Statusmeldung und speichern Sie dann noch Ihre gesamtes Personenprofil über "Zwischenspeichern" bzw. "Eingabe beenden".
Abbildung 1: Textfeld zu FB04 Mitarbeitergruppen in CRIS
Nun dauert es in der Regel bis zum nächsten Tag, bis Ihr Personenprofil auf den FB04-Webseiten angezeigt werden kann, sofern der "Site-Admin" für das CMS des FB04 die Seiten Ihrer Einrichtung entsprechend vorbereitet hat.
Mögliche Fallstricke
- Wenn Sie auf der Webseite Ihrer Einrichtung nicht erscheinen, kontrollieren Sie bitte als erstes, ob Sie öffentlich sichtbar sind und in der entsprechenden Visitenkarte das Textfeld korrekt befüllt ist - das ist in der Regel die Visitenkarte zu der Einrichtung, für die Sie Ihre Kontaktdaten und Sprechzeiten anzeigen wollen
- Wenn Sie im Laufe Ihrer Zeit an der Universität Münster an verschiedenen Einrichtungen des Fachbereichs 04 tätig waren, dann achten Sie bitte darauf, dass das Textfeld zu den Mitarbeitergruppen möglichst nur bei der Einrichtung gepflegt ist, bei der Sie aktuell tätig sind - das ist in der Regel die Einrichtung, zu der Sie auch Ihre Kontaktdaten und Sprechzeiten anzeigen lassen wollen. Gibt es für Sie in diesem Mitarbeitergruppen-Textfeld Einträge in verschiedenen Visitenkarten, dann kann es zu Konflikten wie doppelter Darstellung kommen
- Bei der Darstellung der Zugehörigkeit wählt das CMS des FB04 häufig nicht die genaue Einrichtung aus der Visitenkarte, sondern die übergeordnete Einrichtung (z.B. das Institut statt der Professur). Damit wird sichergestellt, dass auf den Seiten eines Instituts eine einheitliche Optik z.B. in den Profilkarten (siehe unten) erreicht wird. Das geschieht im Hintergrund durch das CMS des FB04 und nicht in CRIS
Sollte es Unklarheiten oder Probleme geben, wenden Sie sich wahlweise an uns unter cris@uni-muenster.de oder direkt an den IVV2 Support support@wiwi.uni-muenster.de der Wirtschaftswissenschaften
Die verschiedenen Inhaltstypen über das CMS des FB04
Bezogen auf die Daten aus CRIS kennt das CMS des FB04 drei Inhaltstypen:
- Personen (Profilkarten)
- Projekte
- Publikationen
Der vierte Inhaltstyp "Veranstaltungen" wird aus Informationen aus dem Vorlesungsverzeichnung LSF und dem Learnweb befüllt und an dieser Stelle nicht behandelt.
Die Inhalte werden über die Organisation des FB04 (und ggf. ihrer Unterorganisationen) zusammengestellt, die man über das Orga-Modul unter dem Punkt "Organisation" ausgewählt hat. Über die Visitenkarten werden dann Personen, Publikationen und Projekte aus CRIS "eingesammelt" und aufbereitet. Welcher Inhaltstyp auf einer Seite dargestellt werden soll, wird im Orga-Modul unter dem Punkt "Menü" eingestellt, siehe Abbildung 3.
Änderungen können nur durch "Site-Admin" am CMS des FB04 vorgenommen werden.
Hinweis zur automatischen Aktualisierung von Webseiten
Das CMS des FB04 empfängt die Daten aus CRIS min. einmal täglich (i.d.R. nachts) und reichert sie in einer separaten Datenbank mit Fachbereich-spezifischen Informationen an. Bitte beachten Sie, dass die Aktualisierung von neuen oder geänderten Inhalten entsprechend in der Regel einen Tag in Anspruch nehmen kann.